Viele Unternehmen implementieren ein ERP-System, verwenden es danach jedoch überwiegend wie eine digitale Lösung für die Buchhaltung. Weiterführende Möglichkeiten, etwa die bereichsübergreifende Nutzung von Daten, die Automatisierung von Abläufen und fundiertere Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen, werden häufig nicht vollständig ausgeschöpft. Das ERP ist zwar vorhanden, doch sein strategischer Nutzen bleibt begrenzt.
Ob ein ERP lediglich Buchhaltungsaufgaben unterstützt oder zum zentralen Datenfundament des Unternehmens wird, hängt meist weniger von der Software selbst ab als von den angebundenen Plattformen und davon, wie konsequent Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammengeführt werden. Die folgenden sechs Tools können dabei helfen, den Nutzen einer ERP-Investition umfassender auszuschöpfen.
Mit Sage 100 und Sage X3 stellt Sage ERP-Lösungen bereit, die auf die Anforderungen wachsender mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Beide Systeme verfügen über eine offene Architektur, über die sich externe Anwendungen anbinden und Daten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen in einer gemeinsamen, laufend aktualisierten Datenbasis zusammenführen lassen.
Unternehmen, die Sage ERP als zentralen Datenkern einsetzen und systematisch mit weiteren Lösungen verknüpfen, berichten von deutlich schnelleren Abschlussprozessen, einer höheren Planungsqualität und einer Finance-Funktion, die mehr Kapazität für wertschöpfende Aufgaben gewinnt, weil manuelle Datenarbeit automatisiert wird.
Weshalb das relevant ist: Ein ERP erreicht seinen vollständigen Nutzen erst, wenn es als zentrale Datenquelle dient, aus der andere Systeme Informationen beziehen und in die sämtliche relevanten Unternehmensdaten zurückfließen.
Mit zunehmendem Wachstum entstehen für Unternehmen häufig Compliance-Anforderungen, die in kleineren Organisationen zuvor kaum relevant waren. Enterprise-Kunden fordern Nachweise zur Informationssicherheit, Investoren erwarten dokumentierte Kontrollmechanismen, und manche Märkte setzen bestimmte Zertifizierungen voraus. Vanta unterstützt dabei, Sicherheitsstandards automatisiert umzusetzen, kontinuierlich zu überwachen und revisionssichere Nachweise bereitzustellen.
Für Finance-Teams, die an Audits oder Due-Diligence-Prüfungen beteiligt sind, kann eine vorausschauend aufgebaute Compliance-Infrastruktur den Aufwand erheblich reduzieren, weil Anfragen beantwortet werden können, ohne zunächst über Wochen Informationen zusammentragen zu müssen.
Weshalb das relevant ist: Ein proaktiver Umgang mit Compliance reduziert Risiken und beseitigt zugleich ein Hindernis, das den Zugang zu neuen und wertvollen Geschäftsbeziehungen erschweren kann.
Arbeiten Vertrieb und Finance mit unterschiedlichen Datenständen, können Ungenauigkeiten in Prognosen entstehen, die sich auf weitere Planungsprozesse auswirken. Durch die Integration von Salesforce mit Sage ERP können im CRM erfasste Aufträge automatisch als kommittierte Umsätze im ERP abgebildet werden. Umsatzprognosen stützen sich dadurch auf aktuelle Pipeline-Daten und historische Abschlussquoten statt auf Schätzwerte.
Das Finance-Team erhält so jederzeit einen umfassenden Einblick in die Umsatzpipeline und kann Ressourcen, Liquidität und strategische Investitionen auf Grundlage verlässlicherer Informationen planen.
Weshalb das relevant ist: Die Zusammenführung von CRM- und ERP-Daten verbessert die Genauigkeit von Umsatzprognosen und schafft eine engere Verbindung zwischen kommerzieller und finanzieller Planung.
Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Systeme kommen üblicherweise zum Einsatz. Gleichzeitig steigt der Aufwand, diese Anwendungen zuverlässig miteinander zu verbinden. Workato dient als Integrationsplattform, mit der sich automatisierte Datenflüsse zwischen Sage ERP und anderen Unternehmenssystemen aufbauen und steuern lassen, ohne umfangreiche individuelle Entwicklungsarbeit vorauszusetzen.
Wenn Ereignisse in einem System automatisch im ERP abgebildet werden und Daten auch in die Gegenrichtung übertragen werden, entsteht eine konsistente digitale Infrastruktur. Das Finance-Team kann dadurch fortlaufend auf möglichst vollständige und aktuelle Informationen zugreifen.
Weshalb das relevant ist: Erst automatisierte und sauber aufgebaute Integrationen verbinden einzelne leistungsfähige Systeme zu einer durchgängigen und effizient arbeitenden digitalen Unternehmenslandschaft.
Mit wachsender Unternehmensgröße nimmt häufig auch der Anteil projektbasierter Arbeit zu, beispielsweise in der Produktentwicklung, im Kundengeschäft oder bei internen Vorhaben. Sind Projektinformationen und Finanzdaten auf verschiedene Systeme verteilt, wird eine genaue Ermittlung der Projektkosten deutlich schwieriger. Asana unterstützt eine strukturierte Planung und Nachverfolgung von Projekten und kann über Schnittstellen mit dem ERP verbunden werden.
Werden Projektkosten und Ressourceneinsatz direkt und aktuell an das Finanzsystem übertragen, lässt sich die tatsächliche Rentabilität einzelner Projekte besser beurteilen. Dadurch entsteht eine fundiertere Grundlage für Entscheidungen zur Priorisierung und zur Verteilung von Ressourcen.
Weshalb das relevant ist: Unternehmen mit projektorientierter Arbeitsweise können bessere Entscheidungen über Preise, Ressourcenzuteilung und Projektauswahl treffen, wenn ihre Projektkostenrechnung direkt mit dem ERP verknüpft ist.
Personalkosten zählen in wachsenden Unternehmen häufig zu den größten Kostenblöcken, sind jedoch nicht immer in Echtzeit transparent. Durch die Verbindung von HR-Management und Lohnabrechnung in Personio mit Sage ERP können personelle Veränderungen unmittelbar in die Finanzplanung einfließen.
Wird beispielsweise eine neue Position besetzt, kann der damit verbundene Kostenanteil direkt im ERP sichtbar werden. Bei Gehaltsänderungen lässt sich die Personalkostenplanung automatisch aktualisieren. Dadurch arbeitet das Finance-Team fortlaufend mit einem aktuellen Überblick über einen der wichtigsten Kostentreiber des Unternehmens.
Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP bilden eine wesentliche Grundlage für präzisere Budgets, zuverlässigere Forecasts sowie fundierte Entscheidungen über Wachstum und Personalplanung.
Ein sinnvoller Startpunkt liegt meist dort, wo besonders viel manuelle Arbeit für den Datentransfer zwischen Systemen anfällt oder veraltete Informationen regelmäßig zu bedeutenden Planungsfehlern führen. Bei vielen wachsenden Unternehmen betrifft das entweder die Anbindung von CRM und ERP oder die Verbindung zwischen HR-System und ERP. Diese beiden Integrationen sorgen üblicherweise besonders schnell für einen klar erkennbaren Nutzen.
Die Qualität des gesamten Datenverbunds hängt maßgeblich davon ab, wie zuverlässig die Stammdaten im ERP gepflegt werden. Sind Kundeninformationen, Kostenstellen und Produktdaten dort konsistent und korrekt hinterlegt, können Integrationen diesen Qualitätsstandard an verbundene Systeme weitergeben. Regelmäßige Stammdatenpflege sowie eindeutig festgelegte Zuständigkeiten für die Datenhoheit in den einzelnen Bereichen sind daher entscheidende organisatorische Voraussetzungen.
Messbare Rückflüsse entstehen hauptsächlich in drei Bereichen: weniger manueller Aufwand beim Übertragen von Daten, eine höhere Planungsqualität durch aktuellere und vollständigere Informationen sowie schnellere operative Abläufe durch automatisierte Kommunikation zwischen den Systemen. Unternehmen, die diese Auswirkungen erfassen, berichten typischerweise von einer Amortisation ihrer Integrationsinfrastruktur innerhalb von sechs bis achtzehn Monaten.
Nein. Workato wurde ausdrücklich so konzipiert, dass auch Business-Analysten und Finance-Fachkräfte Integrationen konfigurieren können, ohne Programmierkenntnisse mitbringen zu müssen. Bei anspruchsvolleren Integrationsvorhaben kann die Unterstützung durch einen erfahrenen Partner sinnvoll sein. Der laufende Betrieb und die Pflege lassen sich jedoch in der Regel intern durch Finance- oder Operations-Teams übernehmen.
Die Zusammenarbeit kann dadurch dauerhaft verbessert werden. Wenn Finance nicht länger als manuelle Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen fungieren muss, bleibt mehr Zeit für inhaltliche Abstimmungen mit operativen Teams zu Budgets, Abweichungen und strategischen Planungen. Gleichzeitig erhalten diese Teams durch einen besseren Datenzugang mehr Verantwortung für ihre jeweiligen Kostenbereiche, wodurch eine stärker partnerschaftliche Zusammenarbeit unterstützt wird.